Eingeführte Module
Projektbeschreibung
Die THYSSEN SCHACHTBAU GmbH entschied sich für die Einführung eines konzernweit einsetzbaren Dokumentenmanagement-Systems auf Basis von ELO Enterprise, um dokumentenbasierte Prozesse zu standardisieren und insbesondere den Rechnungseingang effizient, transparent und revisionssicher abzubilden. Ziel war es, die bestehende SAP-Systemlandschaft (SAP ECC) sinnvoll zu ergänzen und manuelle, papierbasierte Abläufe nachhaltig zu digitalisieren.
Ein besonderer Fokus lag dabei auf der Einbindung mehrerer Tochtergesellschaften sowie der Abbildung komplexer Freigabeprozesse im Rechnungseingang.
Zahlen & Fakten
Anzahl aktiver Buchungskreise:
über 250
Anzahl Rechnungsprüfer im ELO:
über 80
Anzahl prozessierter Rechnungen pro Jahr:
über 15.000
Ausgangslage
Vor Projektbeginn verfügte THYSSEN SCHACHTBAU bereits über ein etabliertes SAP-System, jedoch erfolgte die Verarbeitung eingehender Rechnungen und begleitender Dokumente weitgehend manuell oder in voneinander getrennten Systemen. Rechnungen wurden über unterschiedliche Eingangskanäle empfangen, geprüft und freigegeben, was zu Medienbrüchen, eingeschränkter Transparenz und erhöhtem Koordinationsaufwand führte.
Zentrale Herausforderungen bestanden insbesondere in:
- fehlender durchgängiger Transparenz im Rechnungseingangsprozess
- manuellen Freigaben über mehrere Hierarchieebenen
- begrenzter Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen
- fehlender einheitlicher Plattform über Gesellschaftsgrenzen hinweg
- hohem Zeitaufwand für Recherche und Abstimmung
Ziel war es, den Rechnungseingang als standardisierten, SAP-integrierten End-to-End-Prozess abzubilden und gleichzeitig die Voraussetzungen für eine spätere Erweiterung des DMS zu schaffen.
Die Wahl fiel auf quaris aufgrund der nachgewiesenen ELO- und SAP-Expertise, der Erfahrung in komplexen Konzernstrukturen sowie der Fähigkeit, Standardlösungen zielgerichtet an die Anforderungen von Bau- und Projektorganisationen anzupassen.
Lösungsansatz
Auf Basis der bestehenden SAP-Umgebung wurde ELO Enterprise als zentrales Dokumentenmanagement-System eingeführt und eng mit SAP ECC integriert. Die Lösung bildet den Rechnungseingangsprozess vollständig digital ab – von der Erfassung über die Freigabe bis zur Verbuchung in SAP.
Kernbestandteil der Lösung ist ein workflowgestützter Rechnungseingangsprozess, der sowohl papierbasierte als auch digitale Rechnungen automatisiert verarbeitet. Eingehende Rechnungen werden über DocXtractor ausgelesen, klassifiziert und mit relevanten Metadaten angereichert. Anschließend erfolgt die Prüfung und Freigabe über definierte Workflows mit mehreren Freigebern, inklusive Abgleich von SAP-Daten wie Bestell- und Positionsinformationen.
Ein besonderer Projektfokus lag auf der Einbindung mehrerer Tochtergesellschaften, die ebenfalls in den zentralen Rechnungseingangsprozess integriert wurden. Dadurch wurde ein einheitlicher, konzernweiter Standard geschaffen, der gleichzeitig unterschiedliche organisatorische Anforderungen berücksichtigt.
Die Lösung wurde so konzipiert, dass Anwender ortsunabhängig auf Rechnungen zugreifen und Freigaben durchführen können – unter anderem über ELO Mobile Access. Gleichzeitig ist eine revisionssichere Archivierung sämtlicher Belege sowie eine lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte gewährleistet.
Projektablauf
Der Projektablauf folgte einem iterativen Vorgehensmodell. Zunächst wurde ein grundlegender Rechnungseingangsprozess eingeführt, der anschließend schrittweise erweitert und optimiert wurde. Auf diese Weise konnte THYSSEN SCHACHTBAU frühzeitig produktiv arbeiten und den Prozess sukzessive an die fachlichen Anforderungen anpassen.
Dieses Vorgehen ermöglichte eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern und stellte sicher, dass der Rechnungseingang von Beginn an einen messbaren Mehrwert lieferte.
Ergebnisse & Nutzen
Mit der Einführung von ELO konnte THYSSEN SCHACHTBAU den Rechnungseingang nachhaltig digitalisieren und standardisieren. Heute sind rund 80 Anwender aktiv in den Rechnungseingangsprozess eingebunden, der konzernweit und gesellschaftsübergreifend genutzt wird.
Der Kunde profitiert insbesondere von:
- deutlich höherer Transparenz über Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten
- einer durchgängigen, SAP-integrierten Verarbeitung von Rechnungen
- klar strukturierten, digitalen Freigabeprozessen
- reduzierten Durchlaufzeiten und weniger manuellen Abstimmungen
- revisionssicherer Archivierung aller Rechnungsbelege
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