Projektbeschreibung
Im Rahmen der umfassenden Digitalisierungsstrategie entschied sich die SWEG Südwestdeutsche Landesverkehrs-GmbH für die Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Systems auf Basis von ELO Enterprise, eng integriert mit SAP S/4HANA. Ziel war es, dokumentenbasierte Prozesse zu standardisieren, Medienbrüche zu beseitigen und eine zukunftssichere, revisionskonforme Plattform für zentrale Unternehmensprozesse zu schaffen – insbesondere im Rechnungs-, Vertrags- und Personalmanagement.
Besonders anspruchsvoll war dabei die parallele Einführung von SAP und ELO, die eine hohe fachliche, technische und organisatorische Abstimmung erforderte.
Zahlen & Fakten
Anzahl Full User im ELO:
über 400
Verwaltete Dokumente im ELO:
über 60.000
Anzahl aktiver Verträge:
über 3.000
Ausgangslage
Die SWEG ist ein großes regionales Verkehrsunternehmen mit zahlreichen Gesellschaften, Standorten und Fachbereichen. Dokumente wurden vor Projektbeginn in einer heterogenen Systemlandschaft verarbeitet: auf Fileservern, in Papierarchiven, in E-Mail-Postfächern sowie in verschiedenen Fachanwendungen. Eine einheitliche, revisionssichere und standortübergreifende Dokumentenablage war zu diesem Zeitpunkt noch nicht durchgängig etabliert.
Zentrale Herausforderungen bestanden insbesondere in:
- fehlender Transparenz über Rechnungs- und Vertragsprozesse
- zeitaufwändiger Dokumentensuche
- manuellen Freigabe- und Umlaufprozessen
- fehlender Integration zwischen Dokumenten und SAP-Belegen
- eingeschränktem ortsunabhängigen Arbeiten
Gleichzeitig befand sich die SWEG in der Einführung von SAP S/4HANA, wodurch die Anforderungen an Integrationsfähigkeit, Ausfallsicherheit und Zukunftsfähigkeit besonders hoch waren.
Lösungsansatz
Gemeinsam mit der SWEG wurde ein mehrstufiges Einführungskonzept erarbeitet, das sowohl die parallele SAP-Einführung als auch die schrittweise Digitalisierung der Kernprozesse berücksichtigte.
Technische Grundlage bildet ELO Enterprise in einer hochverfügbaren Drei-System-Landschaft bestehend aus Entwicklungs-, Test- und Produktivsystem. Analog zur SAP-Systemlandschaft wurden Transportwege zwischen den Systemen etabliert, um Konfigurationen und Erweiterungen kontrolliert und revisionssicher in den Produktivbetrieb zu überführen. Damit erfüllt die Lösung höchste Anforderungen an Redundanz, Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit.
Ein wesentlicher Bestandteil war die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsprozesses. In einer ersten Phase wurde dieser bewusst ohne SAP-Kopplung umgesetzt, da SAP zu diesem Zeitpunkt noch nicht produktiv war. Rechnungen – sowohl papierbasiert als auch elektronisch – werden automatisiert ausgelesen, im ELO geprüft und über Workflows freigegeben.
Nach dem SAP-Go-Live wurde der Prozess erweitert und vollständig integriert:
- Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Positionsdaten aus SAP
- automatische Vorkontierung
- Erzeugung von Buchungsvorschlägen in SAP inkl. Fälligkeiten
- durchgängige Verknüpfung zwischen SAP-Belegen und ELO-Dokumenten
Parallel dazu wurde ein zentrales Vertragsmanagement eingeführt. Eingehende und ausgehende Verträge – z. B. Miet-, Leasing- oder Dienstleistungsverträge – werden strukturiert im ELO verwaltet, inklusive Statusverfolgung, Fristenmanagement und revisionssicherer Archivierung. Mit zunehmender SAP-Integration werden relevante Vertragsdokumente automatisiert an SAP-Objekte angebunden.
Aktuell befindet sich zudem die digitale Personalakte in der Umsetzung. Dabei wird ELO eng mit dem vorgelagerten Recruiting-System sowie SAP HCM verzahnt. Mitarbeitende werden initial im ELO angelegt, Vertragsdokumente automatisiert erzeugt und nach Vertragsannahme Stammdaten an SAP HCM übergeben. SAP fungiert anschließend als führendes System für Stammdaten, während ELO die zentrale Plattform für alle HR-Dokumente darstellt.
Projektablauf
Der Projektverlauf folgte einem phasenorientierten MVP-Ansatz. Dieses Vorgehen ermöglichte der SWEG, frühzeitig produktiv zu arbeiten und den Nutzen der Lösung bereits vor vollständiger SAP-Integration zu realisieren.
Ergebnisse & Nutzen
Heute nutzen rund 500 schreibende Anwender das ELO-System aktiv im Tagesgeschäft. Das Dokumentenmanagement hat sich zu einer zentralen Plattform entwickelt, die zunehmend in den Fokus der Fachbereiche rückt.
Die SWEG profitiert insbesondere von:
- deutlich höherer Transparenz in Rechnungs- und Vertragsprozessen
- verkürzten Durchlaufzeiten und klaren Zuständigkeiten
- revisionssicherer, zentraler Dokumentenablage
- nahtloser Integration zwischen ELO und SAP
- verbesserter Akzeptanz digitaler Prozesse im Unternehmen
Durch die modulare Architektur kann das System kontinuierlich erweitert und an zukünftige Anforderungen angepasst werden.
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