Eingeführte Module
Projektbeschreibung
KRIWAN nutzte ELO bereits für zentrale Unternehmensprozesse wie Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement und die SAP-nahe Dokumentenablage. Durch die Migration des SAP-Systems von ECC 6.0 auf SAP S/4HANA Public Cloud änderten sich jedoch die technischen Rahmenbedingungen grundlegend.
Die bisherige klassische ArchiveLink-Integration konnte in dieser Form nicht unverändert weitergeführt werden. Für die neue SAP-Public-Cloud-Umgebung war deshalb ein neuer Integrationsansatz erforderlich, der zu den Anforderungen von SAP S/4HANA Cloud passt und gleichzeitig die bestehenden ELO-Prozesse zukunftsfähig weiterführt.
quaris begleitete KRIWAN bei diesem Technologiewechsel und setzte die neue ELO-SAP-Integration auf Basis von ELO for SAP S/4HANA Cloud um. Dabei kamen unter anderem der ELO Datatransfer, der ELO Integration Service, der ELO Output Link sowie die CMIS-Anbindung zum Einsatz. Der Integration Service ermöglicht den direkten Aufruf des ELO Integration Clients aus SAP S/4HANA Cloud heraus, sodass Anwender ihre gewohnte SAP-Umgebung nicht verlassen müssen, um auf ELO-Dokumente und Funktionen zuzugreifen.
Zahlen & Fakten
Anzahl Full User im ELO:
130
Gesamtzahl der Dokumente im ELO:
über 1.300.000
Ausgangslage
Vor dem Projekt arbeitete KRIWAN bereits erfolgreich mit ELO. Die Lösung unterstützte zentrale dokumentenbasierte Prozesse, darunter das Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement und die SAP-Ablage. Die bestehende SAP-Anbindung basierte auf der klassischen ArchiveLink-Technologie und war auf die bisherige SAP-ECC-Systemlandschaft ausgelegt.
Mit der Migration auf SAP S/4HANA Public Cloud veränderte sich diese Grundlage. SAP Public Cloud bringt andere technische Integrationsmechanismen und Standards mit sich. Für KRIWAN bedeutete das: Die vorhandene ELO-Landschaft musste nicht nur übernommen, sondern technologisch neu ausgerichtet werden.
Die zentrale Herausforderung bestand darin, bestehende Prozesse und Daten sauber in die neue Architektur zu überführen, ohne die gewohnte Prozessqualität zu verlieren. Gleichzeitig sollte die neue Lösung so aufgebaut werden, dass sie zukunftsfähig, cloud-kompatibel und erweiterbar ist.
Im Projekt standen mehrere Anforderungen im Fokus:
- Anpassung der bestehenden ELO-SAP-Integration an SAP S/4HANA Public Cloud
- Ablösung der klassischen ArchiveLink-Anbindung durch eine moderne CMIS-basierte Integration
- Umstellung der vorhandenen ELO-Prozesse auf Generation 2
- Migration der Altdaten aus der bisherigen Systemlandschaft in das neue System
- Sicherstellung, dass Dokumente weiterhin im Kontext der jeweiligen SAP-Geschäftsobjekte verfügbar sind
- Direkter Zugriff auf ELO-Dokumente aus SAP heraus
- Automatisierte Übertragung und strukturierte Ablage ausgehender SAP-Belege in ELO
- Aufbau einer zukunftsfähigen Architektur für spätere Erweiterungen und zusätzliche Prozesse
Lösungsansatz
quaris entwickelte und implementierte für KRIWAN eine moderne ELO-SAP-Integration auf Basis von ELO for SAP S/4HANA Cloud. Dabei wurde die bisherige klassische ArchiveLink-Welt durch eine neue CMIS-basierte Schnittstellenarchitektur ersetzt.
Ein wichtiger Baustein war die Umstellung auf ELO Generation 2. Dadurch wurden die vorhandenen ELO-Prozesse an die moderne ELO-Architektur angepasst und für die neue SAP-Public-Cloud-Landschaft vorbereitet.
Der ELO Datatransfer bildet dabei die technische Grundlage für die Kommunikation zwischen ELO und SAP S/4HANA Cloud. Er ermöglicht eine bidirektionale Verbindung zwischen beiden Systemen, über die Daten aus SAP abgefragt, übertragen und in ELO weiterverarbeitet werden können.
Der ELO Integration Service sorgt dafür, dass der ELO Integration Client direkt in SAP S/4HANA Cloud eingebunden werden kann. Dadurch können Anwender aus der SAP-Fiori-Oberfläche heraus auf relevante ELO-Dokumente zugreifen. Gleichzeitig können Dokumente, die in ELO abgelegt werden, wieder mit dem passenden SAP-Objekt verknüpft werden.
Zusätzlich wurde der ELO Output Link eingesetzt. Dieser überträgt ausgehende SAP-Dokumente wie Bestellungen, Ausgangsrechnungen oder Auftragsbestätigungen automatisiert aus SAP S/4HANA Cloud nach ELO, reichert sie mit relevanten Metadaten an und legt sie strukturiert im passenden ELO Workspace ab.
Für KRIWAN bedeutet dieser Wechsel mehr als eine technische Umstellung. Die neue Architektur schafft die Grundlage für eine moderne, cloudfähige und langfristig tragfähige ELO-SAP-Integration.
Projektablauf
Der Projektverlauf bei KRIWAN folgte dem Wechsel von der bisherigen SAP-ECC- und ELO-ArchiveLink-Welt hin zu einer modernen SAP S/4HANA Public Cloud Integration mit ELO Generation 2.
Ergebnisse & Nutzen
Mit der neuen Lösung verfügt KRIWAN über eine moderne ELO-SAP-Integration, die auf SAP S/4HANA Public Cloud ausgerichtet ist. Die bisherige ArchiveLink-basierte Anbindung wurde durch eine zukunftsfähige CMIS-Integration ersetzt. Gleichzeitig wurden bestehende ELO-Prozesse auf Generation 2 überführt und die vorhandenen Altdaten in die neue Systemlandschaft migriert.
KRIWAN profitiert heute von einer cloudfähigen Integrationsarchitektur, die Dokumente und SAP-Prozesse enger miteinander verbindet. Anwender können direkt aus SAP heraus auf ELO zugreifen, Dokumente werden strukturiert im passenden Kontext abgelegt und ausgehende SAP-Belege können automatisiert nach ELO übertragen werden.
Die neue Lösung bietet KRIWAN mehrere Vorteile:
- deutlich höherer Transparenz
- Umstellung bestehender ELO-Prozesse auf Generation 2
- Migration vorhandener Altdaten in die neue Systemlandschaft
- automatisierte Ablage ausgehender SAP-Belege in ELO
- verbesserter Akzeptanz digitaler Prozesse im Unternehmen
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