Projektbeschreibung
Die InfectoPharm Arzneimittel und Consilium GmbH ist ein inhabergeführtes, international operierendes, mittelständisches Pharmaunternehmen mit Sitz in Heppenheim. InfectoPharm ist spezialisiert auf Arzneimittel für Kinder und Familien und gehört zu den führenden Anbietern in diesem Segment. Die Organisation zeichnet sich durch hohe Qualitätsansprüche, starke Wachstumsdynamik, innovative Produkte und Dienstleistungen aus.
Ziel des Projekts war die Einführung eines unternehmensweiten Enterprise-Content-Management-Systems auf Basis von ELO, eng integriert mit dem bestehenden SAP-System.
Zahlen & Fakten
Anzahl Nutzer im ELO:
über 300
Anzahl Dokumente im ELO:
über 18 Mio
Anzahl Verträge im ELO:
über 8.000
Anzahl individueller Solutions:
über 20
Ausgangslage
Vor Projektbeginn waren dokumentenbasierte Prozesse bei InfectoPharm stark papiergetrieben und in Teilen fragmentiert organisiert. Dokumente wurden über verschiedene Kanäle verarbeitet und abgelegt, wodurch Medienbrüche und ineffiziente Abläufe entstanden.
Zentrale Geschäftsprozesse wie Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung und Belegverarbeitung waren nicht durchgängig digitalisiert und nur eingeschränkt miteinander verknüpft.
Daraus ergaben sich zentrale Herausforderungen:
- Signifikante Reduktion der papierbasierten Prozesse
- Vermeidung von Medienbrüchen zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen
- Deutliche Verringerung der Suchzeit für relevante Dokumente und Informationen
- Etablierung einer zentralen Plattform für unternehmensweite Dokumentenverwaltung und Workflows
- Erhöhung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen
Gleichzeitig bestand die Anforderung, bestehende Arbeitsweisen zu integrieren und die Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachbereiche auf einer gemeinsamen Plattform zu ermöglichen.
Lösungsansatz
Quaris betreut neben dem SAP-System auch das ECM-System ELO, das als zentrale Plattform für die digitale Dokumentenverwaltung dient.
Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist die tiefe Integration mit dem bestehenden SAP-System über die ELO for SAP Suite. Dadurch wurde ein bidirektionaler Zugriff auf Dokumente und SAP-Daten ermöglicht:
- Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus SAP
- Anzeige relevanter SAP-Daten innerhalb von ELO
- Nahtlose Abfrage bzw. Darstellung ohne Systemwechsel
Die Lösung umfasst mehrere Business Solutions:
- Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract
- Automatisierter Rechnungseingang mit ELO Invoice und DocXtractor
Projektablauf
Die Einführung erfolgte schrittweise im Rahmen der digitalen Transformation des Unternehmens.
Zunächst wurden zentrale ECM-Basisfunktionen implementiert und erste Prozesse digitalisiert. Anschließend erfolgte die Integration weiterer Geschäftsbereiche sowie die sukzessive Erweiterung der Lösung.
Dieses Vorgehen ermöglichte:
- Eine strukturierte Einführung ohne Unterbrechung bestehender Abläufe
- Die Einbindung unterschiedlicher Fachbereiche
- Eine kontinuierliche Optimierung der Prozesse
- Hohe Akzeptanz bei den Anwendern
Ergebnisse & Nutzen
Durch die Einführung der ELO Business Suite konnte InfectoPharm seine dokumentenbasierten Prozesse umfassend digitalisieren und zentralisieren. Die ELO-Plattform hat sich als zentrales Werkzeug der Informationsverarbeitung etabliert und unterstützt heute zahlreiche Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen. Insbesondere die Integration mit SAP hat die Effizienz deutlich gesteigert, da Informationen systemübergreifend verfügbar sind und Prozesse ohne Medienbrüche abgebildet werden können.
Die implementierte Lösung führte zu nachhaltigen Verbesserungen in Effizienz, Transparenz und Prozesssicherheit:
- Deutlich schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen
- Reduzierung papierbasierter Prozesse und Medienbrüche
- Zentrale, revisionssichere und rechtssichere Dokumentenablage
- Durchgängige Vernetzung von ELO und SAP
- Verbesserte Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg
- Zeitersparnis durch automatisierte Workflows
- Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen
Die ELO-Plattform hat sich als zentrales System der Informationsverarbeitung etabliert und unterstützt heute zahlreiche Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen.
Ihre SAP- und Dokumentenprozesse sollen genauso nahtlos laufen?
Die InfectoPharm Referenz zeigt, wie mittelständische Unternehmen ihre dokumentenbasierten Prozesse mit ELO und SAP nachhaltig digitalisieren können.
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