Wer ELO mit SAP verbinden möchte, steht früher oder später vor einer grundlegenden technischen Frage: Soll die Integration über ArchiveLink oder über CMIS erfolgen? Beide Technologien ermöglichen es, Dokumente aus SAP heraus in ELO abzulegen und anschließend direkt im jeweiligen Geschäftskontext bereitzustellen. Dennoch sind ArchiveLink und CMIS nicht einfach austauschbar. Welche Schnittstelle besser geeignet ist, hängt vor allem von der eingesetzten SAP-Version, dem Betriebsmodell und den Anforderungen an Metadaten und Prozessautomatisierung ab.

SAP ist in vielen Unternehmen das führende System für strukturierte Geschäftsdaten, Stammdaten und betriebswirtschaftliche Prozesse. ELO übernimmt dagegen die Verwaltung, Versionierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Hinzu kommen dokumentenbasierte Workflows, etwa für Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen.

Durch die Integration beider Systeme entsteht eine klare Aufgabenverteilung: SAP bleibt führend für den Business-Kontext und die Geschäftslogik. ELO dient als zentrale Plattform für Dokumente, Archivierung und dokumentenbezogene Prozesse. Die Dokumente werden dabei physisch im ELO Repository gespeichert. SAP hält lediglich die Verknüpfung zum jeweiligen Dokument vor. Dadurch bleibt die SAP-Datenbank frei von umfangreichen binären Dokumentdaten. Für Anwender bedeutet dies, dass sie beispielsweise eine Ausgangsrechnung, Bestellung oder Vertragsunterlage direkt aus SAP heraus öffnen können, obwohl das eigentliche Dokument in ELO liegt. Der Wechsel zwischen verschiedenen Ablagen und Anwendungen entfällt.

SAP ArchiveLink ist eine seit vielen Jahren etablierte SAP-Technologie für die Anbindung externer Archivsysteme. Bei ELO wird die entsprechende Integration unter anderem über ELO Smart Link for SAP ERP realisiert. ArchiveLink ermöglicht es, Dokumente aus SAP heraus an ELO zu übertragen und dort mit einem SAP-Geschäftsobjekt zu verknüpfen. Typische Beispiele sind:

Ein Dokument kann dabei automatisch bei seiner Entstehung archiviert werden. Eine in SAP erzeugte Rechnung wird dann beispielsweise nicht nur ausgegeben, sondern gleichzeitig an ELO übertragen und dort revisionssicher gespeichert. ArchiveLink konzentriert sich in erster Linie auf die Dokumentenablage und die Verknüpfung mit dem passenden SAP-Objekt. Im Vergleich zu CMIS werden dabei nur begrenzte zusätzliche Informationen übertragen. Sind umfangreiche Metadaten, differenzierte ELO-Strukturen oder weiterführende Workflows erforderlich, müssen diese gegebenenfalls über ergänzende Mechanismen bereitgestellt werden.

ArchiveLink ist besonders relevant für etablierte SAP-Landschaften, in denen die klassische dokumentenbezogene Archivierung im Mittelpunkt steht.

SAP ECC Für Unternehmen, die weiterhin SAP ECC einsetzen, ist ArchiveLink in der Regel die naheliegende Schnittstelle. Die Technologie ist seit Langem im SAP-Umfeld etabliert und unterstützt typische Archivierungsprozesse zuverlässig. Gerade wenn bestehende ArchiveLink-Szenarien bereits produktiv genutzt werden, besteht häufig kein unmittelbarer Grund, diese allein aus technologischen Erwägungen zu ersetzen. Entscheidend ist vielmehr, ob die vorhandene Integration die fachlichen und technischen Anforderungen weiterhin erfüllt. Zu beachten ist jedoch das jeweilige ELO-Betriebsmodell. Laut dem quaris Whitepaper lassen sich grundsätzlich nahezu alle ELO- und SAP-Varianten kombinieren. Eine Ausnahme bildet die Verbindung von SAP ECC mit der direkt vom Hersteller betriebenen ELO Managed Cloud.

SAP S/4HANA On-Premises Auch bei SAP S/4HANA On-Premises kann ArchiveLink weiterhin sinnvoll eingesetzt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn bestehende Prozesse aus einer früheren ECC-Landschaft übernommen werden oder der Schwerpunkt auf einer stabilen und bewährten Dokumentenarchivierung liegt. Unternehmen müssen somit nicht allein aufgrund einer Umstellung auf S/4HANA automatisch auf CMIS wechseln. ArchiveLink bleibt auch in modernen SAP-Landschaften eine mögliche Integrationsoption.

SAP S/4HANA Private Cloud In einer S/4HANA Private Cloud kann ArchiveLink ebenfalls infrage kommen. Da Private-Cloud-Landschaften häufig einen vergleichsweise hohen Individualisierungsgrad ermöglichen, lassen sich bestehende Integrationskonzepte oftmals weiterführen. Welche Lösung hier sinnvoller ist, sollte anhand der konkreten Systemarchitektur, der verfügbaren Schnittstellen und der zukünftigen Cloud-Strategie entschieden werden.

CMIS steht für Content Management Interoperability Services. Dabei handelt es sich um einen standardisierten Ansatz für die Verbindung von SAP mit Content- und Dokumentenmanagementsystemen. Bei einer ELO-Integration übernimmt die CMIS-Schicht die Kommunikation zwischen dem SAP-System und dem ELO Repository. Im Unterschied zu einer rein dokumentenorientierten Archivierung können neben dem Dokument auch umfangreichere Metadaten übertragen werden. Damit lassen sich beispielsweise: Dokumente automatisch klassifizieren Aktenstrukturen in ELO aufbauen SAP-Objektdaten als ELO-Metadaten übernehmen Dokumente eindeutig einsortieren ELO-Workflows automatisiert starten Statusinformationen zwischen beiden Systemen austauschen CMIS schafft damit die Grundlage für eine tiefere inhaltliche Integration. Das Dokument wird nicht nur abgelegt und verknüpft, sondern kann unmittelbar in weiterführende ELO-Prozesse eingebunden werden.

CMIS schafft damit die Grundlage für eine tiefere inhaltliche Integration. Das Dokument wird nicht nur abgelegt und verknüpft, sondern kann unmittelbar in weiterführende ELO-Prozesse eingebunden werden.

SAP S/4HANA Public Cloud Für SAP S/4HANA Public Cloud ist CMIS besonders relevant. Public-Cloud-Systeme verfolgen einen standardisierten, API-basierten Ansatz und lassen nur begrenzte individuelle Eingriffe in das System zu. CMIS fügt sich in diese Architektur ein, weil die Kommunikation über standardisierte Services erfolgt. Gleichzeitig können Dokumente und die dazugehörigen Metadaten an ELO übergeben werden. In Cloud-Szenarien müssen zusätzliche Aspekte berücksichtigt werden, etwa:

Dadurch kann die initiale Einrichtung umfangreicher sein als in einer klassischen On-Premises-Landschaft. Der technische Aufwand bleibt bei einer sauber geplanten Standardintegration jedoch überschaubar.

SAP S/4HANA Private Cloud Auch in der S/4HANA Private Cloud bietet CMIS Vorteile, insbesondere wenn eine zukunftsorientierte, standardisierte Integrationsarchitektur aufgebaut werden soll. CMIS ist hier vor allem dann interessant, wenn Dokumente nicht nur archiviert, sondern zusammen mit umfangreichen Metadaten in ELO verarbeitet werden sollen. Dies betrifft beispielsweise Unternehmen, die ihre SAP- und ELO-Prozesse stärker automatisieren oder langfristig auf eine cloudorientierte Architektur ausrichten möchten.

SAP S/4HANA On-Premises CMIS ist nicht ausschließlich für die Cloud vorgesehen. Auch ein On-Premises betriebenes S/4HANA-System kann über CMIS mit ELO verbunden werden. Der Einsatz bietet sich beispielsweise an, wenn ein Unternehmen eine neue Integrationsarchitektur plant und von Beginn an eine tiefere Metadatenintegration benötigt. Bei bestehenden und stabil laufenden ArchiveLink-Szenarien sollte dagegen geprüft werden, ob eine Umstellung tatsächlich einen zusätzlichen fachlichen Nutzen bringt.

Die Entscheidung zwischen ArchiveLink und CMIS sollte nicht ausschließlich von der SAP-Version abhängig gemacht werden. Ebenso wichtig sind die fachlichen Anforderungen. ArchiveLink kann die passende Lösung sein, wenn Dokumente hauptsächlich revisionssicher archiviert und eindeutig mit SAP-Belegen verknüpft werden sollen. Das gilt insbesondere für bestehende SAP-ECC- oder S/4HANA-Landschaften mit etablierten Archivierungsprozessen. CMIS bietet Vorteile, wenn umfangreiche Metadaten übertragen, ELO-Strukturen automatisch aufgebaut oder weiterführende Prozesse angestoßen werden sollen. Dies ist häufig bei neuen S/4HANA-Projekten sowie bei Public- und Private-Cloud-Szenarien der Fall. In der Praxis sollten daher unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:

Der größte Nutzen einer ELO-SAP-Integration entsteht nicht allein durch die technische Ablage von Dokumenten. Entscheidend ist, wie SAP-Daten, ELO-Dokumente und fachliche Workflows miteinander verbunden werden. Bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung können Rechnungen beispielsweise zunächst in ELO erfasst und ausgelesen werden. Anschließend werden die Angaben mit SAP-Daten abgeglichen. Dabei lässt sich prüfen, ob der Lieferant bekannt ist, eine Bestellung vorliegt und Rechnungsbeträge oder Positionen übereinstimmen.

Abhängig vom Ergebnis kann die Rechnung automatisch weiterverarbeitet, zur Prüfung vorgelegt oder über standardisierte SAP-Schnittstellen verbucht werden. Vergleichbare Integrationsszenarien sind auch im Vertragsmanagement und bei digitalen Personalakten möglich. Damit wird deutlich, dass ArchiveLink oder CMIS lediglich einen Teil der Gesamtintegration bilden. Für echte End-to-End-Prozesse werden häufig weitere SAP-Mechanismen benötigt, beispielsweise RFC, BAPIs, APIs, HTTP oder REST. Die Integration kann dabei vollständig auf SAP-Standards basieren, ohne den SAP-Core zu modifizieren. Sowohl ArchiveLink-basierte als auch CMIS-basierte ELO-Integrationen stehen für SAP-Landschaften zur Verfügung.

ArchiveLink ist eine bewährte und weiterhin relevante Technologie. Sie eignet sich besonders für SAP ECC, bestehende S/4HANA-Landschaften und Szenarien, bei denen die zuverlässige Archivierung und Verknüpfung von Dokumenten im Vordergrund steht. CMIS ist vor allem für moderne S/4HANA-Architekturen und Cloud-Szenarien interessant. Die Schnittstelle ermöglicht eine umfangreichere Übertragung von Metadaten und unterstützt damit eine tiefere Einbindung der Dokumente in ELO-Strukturen und Workflows. Eine allgemeingültige Antwort auf die Frage „ArchiveLink oder CMIS?“ gibt es daher nicht. Die richtige Entscheidung ergibt sich aus der vorhandenen Systemlandschaft, dem zukünftigen Betriebsmodell und den geplanten Geschäftsprozessen. Als Spezialist für ELO und SAP betrachtet quaris nicht nur die einzelne Schnittstelle, sondern die vollständige Integrationsarchitektur. Dabei werden SAP-System, ELO-Betriebsmodell, Dokumentenflüsse, Metadaten und Workflows gemeinsam analysiert. So entsteht eine Lösung, die technisch zum Zielsystem und fachlich zu den Prozessen des Unternehmens passt.