Ein QR-Code auf einem amtlichen Schreiben soll Bürgerinnen und Bürger schnell und unkompliziert zu einem digitalen Angebot führen. Bei einem Elternbeitragsbescheid der Stadt Witten führte der aufgedruckte QR-Code jedoch nicht unmittelbar zum angekündigten SEPA-Lastschriftmandat. Stattdessen wurden Nutzer zunächst über den Dienst eines externen QR-Code-Anbieters auf eine kommerzielle Seite weitergeleitet. Dort wurde ein eintägiges Testangebot für einen Euro angezeigt, das sich anschließend in ein kostenpflichtiges Abonnement verlängern sollte. Da sich der QR-Code auf einem offiziellen Schreiben befand und ausdrücklich mit dem SEPA-Lastschriftmandat in Verbindung gebracht wurde, konnte der Eindruck entstehen, die Zahlung sei Teil des behördlichen Vorgangs.

Die Stadt Witten bestätigte den Fehler, warnte öffentlich vor der Nutzung des QR-Codes und kündigte an, den Vorgang aufzuarbeiten. Noch nicht versendete Bescheide sollten entsprechend angepasst werden. Der WDR berichtete über den Vorfall und sprach sowohl mit der Stadt Witten als auch mit Michael Recht.

Auf den problematischen QR-Code aufmerksam wurde Michael Recht, Geschäftsführer der quaris GmbH. Nachdem er den Code auf dem Elternbeitragsbescheid gescannt hatte, erwartete er, direkt auf das offizielle SEPA-Formular der Stadt Witten zu gelangen.

Stattdessen erschien eine externe Seite mit einer Zahlungsaufforderung über einen Euro. Als Zahlungsempfänger wurde nicht die Stadt Witten angezeigt. Michael Recht brach den Vorgang daraufhin ab, dokumentierte die einzelnen Weiterleitungen und informierte die Stadt über das mögliche Risiko.

In seiner Mitteilung wies er unter anderem darauf hin, dass das tatsächliche Ziel eines QR-Codes vor dem Scan nicht erkennbar ist. Bei einem amtlichen Schreiben bringen Nutzer dem digitalen Zugangsweg jedoch ein besonderes Vertrauen entgegen. Werbung, externe Zwischenseiten oder kostenpflichtige Angebote werden in diesem Zusammenhang normalerweise nicht erwartet.

Der Vorfall zeigt, dass eine digitale Lösung technisch funktionieren und dennoch ein erhebliches Risiko darstellen kann. Der QR-Code ließ sich scannen und führte nach einer Weiterleitung grundsätzlich zu einem digitalen Angebot. Der vollständige Prozess entsprach jedoch nicht dem, was Nutzer aufgrund der Beschriftung und des Absenders erwarten konnten. Für die Bewertung digitaler Lösungen reicht es daher nicht aus, lediglich zu prüfen, ob ein Link erreichbar ist oder ein Workflow ausgeführt wird. Entscheidend ist, was während des gesamten Prozesses geschieht.

Dabei sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden: Auf welche konkrete Adresse werden Nutzer weitergeleitet? Sind externe Dienstleister oder Werbenetzwerke beteiligt? Können Dritte die angezeigten Inhalte nachträglich verändern? Welche Daten werden während des Aufrufs erhoben? Ist der Absender auf jeder Stufe eindeutig erkennbar? Wurde der Prozess auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen getestet? Gibt es klare Verantwortlichkeiten für Prüfung, Freigabe und laufende Kontrolle?

Gerade dynamische QR-Codes und Kurzlinks sind mit zusätzlichem Prüfbedarf verbunden. Ihr sichtbares Ziel kann sich vom tatsächlich hinterlegten Ziel unterscheiden. Je nach Anbieter können außerdem Werbung, Tracking-Mechanismen oder weitere Weiterleitungen eingebunden werden.

Digitalisierung wird häufig aus technischer oder organisatorischer Perspektive betrachtet. Ein Prozess soll schneller werden, manuelle Arbeit reduzieren oder Informationen automatisiert weitergeben. Ebenso wichtig ist jedoch die Perspektive der Menschen, die diesen Prozess nutzen.

Sie müssen erkennen können, in welchem System sie sich befinden, wer ihre Daten verarbeitet und welche Handlung von ihnen erwartet wird. Besonders bei behördlichen Schreiben, Zahlungsprozessen, Personaldokumenten, Rechnungen oder Verträgen können unklare Weiterleitungen weitreichende Folgen haben.

Eine wirkungsvolle Qualitätssicherung berücksichtigt deshalb nicht nur einzelne Komponenten. Sie prüft den vollständigen Ablauf vom ersten Kontaktpunkt bis zum Abschluss des Prozesses. Bei einem QR-Code beginnt die Prüfung somit nicht erst auf der Zielseite. Auch der verwendete QR-Code-Dienst, mögliche Zwischenseiten, die dargestellten Inhalte und der angezeigte Zahlungsempfänger müssen einbezogen werden.

Low-Code-Plattformen, künstliche Intelligenz und automatisierte Entwicklungswerkzeuge ermöglichen es, digitale Lösungen immer schneller zu erstellen. Diese Entwicklung bietet Unternehmen zahlreiche Chancen. Prozesse können schneller umgesetzt, Anwendungen flexibler angepasst und wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert werden.

Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt jedoch beim Betreiber des Prozesses. Moderne Werkzeuge ersetzen weder Erfahrung noch kritisches Denken oder eine strukturierte Qualitätssicherung. Je einfacher digitale Lösungen erstellt und veröffentlicht werden können, desto wichtiger wird eine fachkundige Kontrolle.

Die quaris GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse mit ELO und SAP. Dabei geht es nicht nur um die technische Umsetzung einzelner Funktionen. Im Mittelpunkt stehen belastbare Prozesse, klare Verantwortlichkeiten, eine nachvollziehbare Systemarchitektur und die sichere Integration bestehender Anwendungen.

Als SAP Gold Partner und ELO Business Partner verbindet quaris technisches Know-how mit praxisnaher Prozessberatung. Dokumente, SAP-Belege und Metadaten werden so miteinander verknüpft, dass Informationen zentral verfügbar sind und Workflows kontrolliert ausgeführt werden können. Gleichzeitig müssen Anforderungen an Datenschutz, Berechtigungen, Compliance und revisionssichere Ablage berücksichtigt werden.

Der Vorfall in Witten macht deutlich, dass bereits eine vermeintlich kleine technische Entscheidung das Vertrauen in einen gesamten digitalen Prozess beeinträchtigen kann. Ein externer QR-Code-Dienst mag auf den ersten Blick eine schnelle und einfache Lösung darstellen. Ohne eine vollständige Prüfung können jedoch Weiterleitungen und Inhalte entstehen, die der Absender weder beabsichtigt noch ausreichend kontrolliert.