Eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung. Was auf dem Papier einfach klingt, sieht im Arbeitsalltag oft anders aus. Waren kommen in mehreren Teillieferungen an, eine Rechnung umfasst verschiedene Bestellungen oder der berechnete Preis stimmt nicht mit der Bestellung überein. Für die Buchhaltung bedeutet das zusätzliche Prüfungen und Abstimmungen mit dem Einkauf. Genau hier setzen wir bei quaris an. Wir erweitern den Rechnungseingangsprozess mit ELO Invoice um die Verarbeitung komplexer SAP-Bestellbezüge. So lassen sich auch die Fälle automatisieren, die im Tagesgeschäft regelmäßig Zeit kosten.

Damit eine Eingangsrechnung verarbeitet werden kann, müssen ihre Positionen zu den zugehörigen Vorgängen in SAP passen. Welche Bestellung liegt zugrunde? Welche Mengen wurden bereits geliefert? Bezieht sich die Rechnung auf Waren oder auf erbrachte Leistungen? Wenn diese Zusammenhänge manuell geprüft werden müssen, bleibt trotz digitalem Rechnungseingang viel Arbeit bestehen. Unser Ansatz verbindet deshalb die Rechnungsverarbeitung in ELO mit den relevanten Bestell-, Wareneingangs- und Leistungsdaten in SAP.

Mit unserer Erweiterung berücksichtigen wir unterschiedliche Situationen aus der Praxis:

Das gilt sowohl für wareneingangsbezogene als auch für leistungsbezogene Rechnungen. Entscheidend ist, dass die Prüfung zum jeweiligen Geschäftsvorgang passt.

Automatisierung soll Ihre Mitarbeitenden bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten und ihnen die Informationen für notwendige Entscheidungen bereitstellen. Dafür verbinden wir die Prüfung der Rechnung mit den passenden Freigabeprozessen. Ein Beispiel: Ein Lieferant stellt eine Rechnung zu einer Bestellung aus, deren Waren in mehreren Lieferungen eingegangen sind. Der Prozess berücksichtigt diese Lieferungen bei der Zuordnung und Prüfung. Die Buchhaltung muss die Zusammenhänge dadurch nicht für jede Rechnung erneut von Hand herstellen. Welche Prüfungen und Freigaben erforderlich sind, richten wir an Ihren Abläufen aus. So entsteht ein Rechnungseingangsprozess, der die Anforderungen von Buchhaltung und Einkauf zusammenführt.

Als ELO Business Partner und SAP Gold Partner betrachten wir beide Seiten des Prozesses. Wir kennen die Möglichkeiten von ELO Invoice und die Anforderungen, die sich aus Ihren SAP-Abläufen ergeben. Diesen Ansatz setzen wir bereits bei InfectoPharm und der SWEG im Rechnungseingang ein. Unser Ziel ist ein durchgängiger Prozess mit weniger manuellen Zuordnungen, geringerem Abstimmungsaufwand und einer nachvollziehbaren Rechnungsprüfung.

Müssen Ihre Mitarbeitenden Teilrechnungen zuordnen, mehrere Bestellungen abgleichen oder Preisabweichungen manuell prüfen? Dann lohnt sich ein Blick auf das Zusammenspiel von ELO und SAP. Sprechen Sie mit uns über Ihren Rechnungseingangsprozess. Gemeinsam prüfen wir, welche Schritte sich automatisieren lassen und wie wir Ihre Abläufe mit ELO Invoice und SAP unterstützen können.