Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgebende jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2027 wird es für Arbeitgebende ernst: Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen in Unternehmen elektronisch vorliegen und für Betriebsprüfungen zuverlässig bereitgestellt werden können. Die rechtliche Grundlage dafür bildet § 8 der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV. Zwar besteht die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen bereits seit 2022, doch bisher konnten Arbeitgeber auf Antrag noch eine Befreiung von dieser Pflicht erhalten. Diese Möglichkeit endet zum 31. Dezember 2026. Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute noch mit Papierakten, verstreuten Netzlaufwerken, lokalen Ordnerstrukturen oder uneinheitlichen Cloudablagen arbeitet, sollte jetzt handeln. Denn elektronische Entgeltunterlagen sind nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler, sicherer und effizienter HR-Prozesse.

Elektronische Entgeltunterlagen sind Dokumente, die für die Entgeltabrechnung, die Sozialversicherung und Betriebsprüfung relevant sind. Sie dienen als Nachweis dafür, dass ein Arbeitgeber seine sozialversicherungsrechtlichen Pflichten korrekt erfüllt. Dazu gehören unter anderem Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Nachweise zur Sozialversicherung, Krankenkassenunterlagen, Erklärungen zu kurzfristigen Beschäftigungen, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Bescheide von Sozialversicherungsträgern sowie arbeitsvertragliche Regelungen mit Entgeltbezug. Diese Unterlagen müssen so organisiert sein, dass sie im Prüfungsfall vollständig, nachvollziehbar und schnell auffindbar sind. Genau hier geraten klassische Papierakten oder unstrukturierte Dateiablagen schnell an ihre Grenzen.

Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen wurde bereits eingeführt. Bis Ende 2026 gibt es jedoch noch eine Übergangsregelung: Arbeitgeber können sich beim zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Pflicht zur elektronischen Führung befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit. Unternehmen sollten sich deshalb nicht erst kurz vor Ablauf der Frist mit dem Thema beschäftigen. Wer seine Entgeltunterlagen rechtzeitig digitalisiert und strukturiert ablegt, reduziert Risiken bei Betriebsprüfungen und schafft gleichzeitig effizientere Prozesse in Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Geschäftsführung. Wichtig ist: Es reicht nicht aus, Dokumente lediglich irgendwo digital zu speichern. Entscheidend ist eine klare, nachvollziehbare und prüfungssichere Struktur. Die Unterlagen müssen auffindbar, lesbar, vollständig und den jeweiligen Mitarbeitenden eindeutig zugeordnet sein.

Alle Unternehmen, die Mitarbeiter haben, die in der gesetzlichen Krankenversicherung oder in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind oder nur geringfügig beschäftigt sind, müssen bestimmte Regeln einhalten. Besonders relevant ist das Thema für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, mehreren Standorten, wachsender Personalabteilung oder externen Dienstleistern für Lohn- und Gehaltsabrechnung. In der Praxis liegen entgeltrelevante Dokumente häufig an vielen verschiedenen Orten: ein Teil in der Papierakte, ein Teil im E-Mail-Postfach, ein Teil im Lohnsystem, weitere Dokumente auf Netzlaufwerken oder in Cloudordnern. Bei einer Betriebsprüfung führt das schnell zu Suchaufwand, Medienbrüchen und Unsicherheiten. Eine digitale Personalakte schafft hier einen zentralen Ordnungsrahmen. Sie bündelt alle relevanten HR- und Entgeltunterlagen an einem Ort und sorgt dafür, dass berechtigte Personen schnell auf die richtigen Informationen zugreifen können.

Verteilte Papier-, Netzwerk- und Cloudablagen wirken im Alltag oft praktikabel. Spätestens bei einer Betriebsprüfung zeigt sich jedoch, ob die Ablage wirklich funktioniert. Fehlende Dokumente, doppelte Versionen, unklare Zuständigkeiten oder nicht nachvollziehbare Speicherorte können Prüfungen unnötig erschweren. Hinzu kommen Datenschutzanforderungen. Personal- und Entgeltunterlagen enthalten besonders sensible Informationen. Deshalb müssen Unternehmen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben und dass Dokumente geschützt, nachvollziehbar und strukturiert verwaltet werden. Eine einfache Ordnerstruktur reicht dafür häufig nicht aus. Unternehmen benötigen eine Lösung, die Berechtigungen, Dokumentenarten, Fristen, Versionen und Prozesse zuverlässig abbildet.

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten prüfen, welche entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen aktuell vorhanden sind und wo diese abgelegt werden. Dabei sollte besonders auf Papierakten, E-Mail-Anhänge, Netzlaufwerke, Cloudordner und Fachsysteme geachtet werden. Im zweiten Schritt sollte definiert werden, welche Dokumentarten künftig in welcher Struktur abgelegt werden. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Nachträge mit Entgeltbezug, Sozialversicherungsnachweise, Krankenkassenunterlagen, Minijob-Unterlagen, Befreiungsanträge, Bescheide und weitere Nachweise. Anschließend sollten Prozesse für die Digitalisierung, Ablage und Pflege dieser Unterlagen festgelegt werden. Dazu zählen Scanprozesse, Importregeln, Berechtigungskonzepte, Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte und Verantwortlichkeiten innerhalb der Personalabteilung. Besonders sinnvoll ist es, die Vorbereitung auf 2027 nicht als reine Pflichtaufgabe zu sehen. Wer jetzt handelt, kann seine HR-Prozesse nachhaltig modernisieren und die digitale Personalakte als Basis für weitere Automatisierungen nutzen.

Die digitale Personalakte bietet Unternehmen einen zentralen Ort für alle mitarbeitenden bezogenen Dokumente. Statt Unterlagen in verschiedenen Systemen, Ordnern oder Papierarchiven zu suchen, werden sie strukturiert in einer digitalen Akte abgelegt. Für elektronische Entgeltunterlagen ist das besonders wertvoll. Dokumente können eindeutig einer Person zugeordnet, nach Dokumentenart klassifiziert und mit Berechtigungen versehen werden. Dadurch behalten HR, Lohnbuchhaltung und Geschäftsführung den Überblick und können im Prüfungsfall schneller reagieren. Eine digitale Personalakte hilft außerdem dabei, Datenschutz und Compliance besser umzusetzen. Zugriffe können gesteuert, sensible Dokumente geschützt und Aufbewahrungsfristen besser überwacht werden.

Mit ELO HR Personnel File können Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren und HR-Dokumente strukturiert, sicher und nachvollziehbar verwalten. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Personalprozesse modernisieren und sich rechtzeitig auf die Anforderungen rund um elektronische Entgeltunterlagen vorbereiten möchten. ELO HR Personnel File ermöglicht eine zentrale Ablage von Personal- und Entgeltunterlagen. Arbeitsverträge, Gehaltsdokumente, Sozialversicherungsnachweise, Krankenkassenunterlagen und weitere HR-Dokumente können digital organisiert und schnell gefunden werden. Durch definierte Berechtigungen behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Darüber hinaus unterstützt ELO bei der Automatisierung von HR-Prozessen. Dokumente können standardisiert abgelegt, Fristen überwacht und interne Abläufe digital abgebildet werden. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand in der Personalabteilung und Unternehmen schaffen eine bessere Grundlage für Betriebsprüfungen.

Die Pflicht zur elektronischen Führung entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen ist ein wichtiges Thema für Arbeitgeber. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und prüfungssicher vorliegen. Wer frühzeitig startet, vermeidet Zeitdruck, reduziert Risiken bei Betriebsprüfungen und schafft gleichzeitig effizientere HR-Prozesse. Die digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File bietet dafür den passenden Rahmen. quaris unterstützt Sie dabei, Ihre Personal- und Entgeltunterlagen digital, sicher und zukunftsfähig aufzustellen. Vereinbaren Sie einen Termin, wir beraten Sie gerne zur Einführung von ELO HR Personnel File und zur optimalen Vorbereitung auf die Anforderungen ab 2027.